Was sind die wichtigsten Aufgaben eines Personalverrechners oder einer Personalverrechnerin?
Personalverrechner:innen haben eine für alle Dienstnehmer:innen höchst relevante Hauptaufgabe: Sie sorgen dafür, dass jeder am Ende des Monats sein Gehalt bekommt.
Sie bereiten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen vor und führen diese durch, zudem sind sie auch für mögliche Änderungen und Rollungen verantwortlich. Dabei geht es nicht nur um das auszubezahlende Gehalt – die Personalverrechner:innen kümmern sich auch darum, dass alle steuerlichen und sozialversicherungspflichtigen Abgaben korrekt berechnet werden. Als Expert:innen in diesem Bereich beantworten sie ihren Kolleg:innen und Vorgesetzen daher laufend alle Fragen zur Sozialversicherung, zum Lohnsteuer- und zum Arbeitsrecht.
Das ist aber noch lange nicht alles. Als Personalverrechner:in bist du nicht nur intern ein gefragter Ansprechpartner, sondern stehst auch extern in Kontakt zur Krankenkasse und zu Behörden. Du übernimmst die An- und Abmeldung von Mitarbeiter:innen und sorgst dafür, dass all dies pünktlich und korrekt geschieht. Darüber hinaus ist eine enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung gefragt, da die Gehaltskonten gemeinsam geklärt werden müssen.
Es gibt in dem Beruf auch Aufgaben, die vom Unternehmen abhängen, für das man tätig ist. Beispielsweise übernehmen manche Personalverrechner:innen auch personaladministrative Agenden wie die Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Kündigungen oder sogar von Stellenausschreibungen. Andere Firmen wiederum tendieren zu einer Trennung zwischen den Tätigkeitsgebieten der Personalverrechnung und der HR-Administration.
Wie wird man Personalverrechner:in?
Um als Personalverrechner:in durchzustarten, benötigst du natürlich eine entsprechende Ausbildung. Den einen Weg gibt es hier nicht, vielmehr stehen dir mehrere Optionen zur Auswahl offen.
Der Abschluss einer Handelsakademie oder einer höheren Lehranstalt für wirtschaftliche Berufe sowie entsprechende Kollegs bereiten auf den Beruf vor. Vielen Maturant:innen gelingt gleich im Anschluss der Berufseinstieg in die Lohnverrechnung. Ein weiterer typischer Ausbildungsweg ist ein betriebswirtschaftliches oder ähnliches wirtschaftswissenschaftliches Studium in Kombination mit einschlägiger Arbeitspraxis. Darüber hinaus gibt es verschiedene Lehrgänge in Erwachsenenbildungseinrichtungen (BFI, WIFI). Wichtig dabei ist, dass die Ausbildung nicht zu weit in der Vergangenheit liegt, da es jährlich Neuerungen an abrechnungsrelevanten rechtlichen Vorgaben gibt.
Welche Fähigkeiten und Kenntnisse sind für den Beruf wichtig?
Ein:e Personalverrechner:in sollte analytische Fähigkeiten besitzen und eine strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise beherrschen. Ein Talent für Mathematik ist ebenfalls nützlich für den Beruf, sowie solide Arbeitsrechtkenntnisse. Wenn du außerdem noch Freude an der Arbeit mit EDV-Programmen hast, dann sind die Grundvoraussetzungen schon mal abgedeckt.
Natürlich sind die fachlichen Fähigkeiten & Kenntnisse nicht das alleinige Nonplusultra – ein:e Personalverrechner:in benötigt auch die passenden Persönlichkeitsmerkmale. Womit wir bei den Soft Skills des Berufs wären.
Was sind die wichtigsten Eigenschaften und Persönlichkeitsmerkmale der Personalverrechner:innen?
Eine der wichtigsten Charaktereigenschaften eines/einer Personalverrechners:in ist eine sehr hohe Genauigkeit. Die An- und Abmeldung von Mitarbeiter:innen muss stets pünktlich erfolgen und darf nicht vergessen oder übersehen werden – hier ist kein Spielraum für Flüchtigkeitsfehler.
Weitere wichtige Soft Skills, die eine:n gute:n Personalverrechner:in ausmachen:
- Zuverlässigkeit
- Verschwiegenheit
- Vertrauenswürdigkeit
- Selbstständigkeit
- Kommunikationsstärke und -freude (Begeisterung für internes und externes Beantworten von Fragen)
- Freude am Lernen
- Konzentrationsfähigkeit
- Hohe Belastbarkeit
Was sind die Herausforderungen des Berufs?
In der Personalverrechnung bleibt die Zeit nie stehen. Die Geschwindigkeit der Änderungen, die in den Bereich hineinspielen, ist enorm – sogar innerhalb eines Jahres. Kurzfristige aktuelle Rechtsprechungen müssen im Fall sofort umgesetzt werden. Hinzu kommen jährliche Gesetzesänderungen, Kollektivvertragsanpassungen sowie Updates in den Softwareprogrammen – ein:e Personalverrechner:in muss hier immer am Ball bleiben und mit der Zeit gehen.
Und: Fehleinschätzungen in der Personalverrechnung können immer noch enorme Auswirkungen haben. Nicht nur auf die Motivation der Dienstnehmer:innen, wenn etwa zu wenig Entgelt ausbezahlt worden ist. Auch das Damoklesschwert des Sozialdumpings im Fall von falsch berechneten Abgaben ist immer präsent und kann rigorose Strafen nach sich ziehen!
Mit einem Mix der richtigen Soft Skills (siehe Frage 4) meisterst du diese Herausforderungen jedoch und siehst diese als Challenge, an der du wächst.
Welche Arbeitsbedingungen und -umgebungen sind typisch für diesen Beruf?
In der Personalverrechnung arbeitet man grundsätzlich in einem 9-5 Job. Seit der Corona Pandemie hat sich jedoch -wie in vielen anderen Berufsgruppen – auch hier die Home Office Option ausgebreitet und flexible Arbeitszeiten wurden dadurch ebenfalls etabliert. Reisetätigkeiten sind hingegen eher selten Teil des Berufsalltags.
Die Jobangebote in der Personalverrechnung zeigen, dass es sowohl sehr viele Teil- als auch Vollzeit Optionen gibt und man daher kein Problem haben sollte, das Stundenausmaß zu finden, welches zu den eigenen Verfügbarkeiten und Kapazitäten passt.
Wie wichtig sind Fortbildungen und Weiterbildungen?
In der Personalverrechnung gilt die Devise: Arbeitserfahrung über Universitätsabschluss. Das soll nicht heißen, dass akademische oder sonstige höhere Ausbildungen kein guter Grundstein sind. Weiterbildungen - zum Beispiel ein Arbeitsrechtskurs – sind selbstverständlich auch gerne gesehen. Die Arbeitserfahrung gilt aber als höchstes Gut der Branche.
Um mit den schnellen und stetigen Veränderungen der Personalverrechnung mithalten zu können, ist es außerdem erforderlich, mindestens einmal pro Jahr eine Schulung über die aktuellen Richtlinien und Neuerungen zu besuchen – so bleibt man immer up-to-date.
Ein:e Personalverrechner:in sollte einmal jährlich eine Updateschulung besuchen, um über die gesetzlichen Veränderungen, die die Lohnverrechnung betreffen, auf dem Laufenden zu bleiben.
Arabel Senger, Personalberaterin
Welche Perspektiven gibt es für den Beruf?
Gut ausgebildete Personalverrechner:innen sind am Arbeitsmarkt besonders gefragt, denn: Keine Personalverrechner:innen -> kein Gehalt für Mitarbeiter:innen. Man muss in dem Beruf also keine Angst vor mangelnden Angeboten haben.
Personalverrechner:innen haben die Wahl, bei einem Steuerberater zu starten, oder gleich auf Unternehmensseite.
- In der Steuerberatung, wo du viele unterschiedliche Klienten betreust, startest du meist als Personalverrechnungsassistent: in, entwickelst dich zum Junior und später zum/zur Senior Personalverrechner:in
- Auf Unternehmensseite kann die Entwicklung anders – mehr generalistisch – verlaufen. Du kannst erstmal in der Personaladministration starten, nach einer gewissen Zeit erste Abrechnungen übernehmen und dich dann vom Junior zum Senior entwickeln. Gekoppelt mit Arbeitsrechtkenntnissen steigst du eventuell sogar bis zum/zur HR-Manager:in auf.
Nach Absolvierung der Personalverrechner:innen-Prüfung und Bestellung durch die Wirtschaftskammer kann der Beruf auch selbstständig ausgeübt werden.
Welches Gehalt kann man in diesem Beruf erwarten?
Gute Nachrichten für alle angehenden Personalverechner:innen: Die Gehaltskurve dieser Berufsgruppe hat sich in den letzten Jahren sehr steil nach oben entwickelt. Juniors können mit einem Gehalt von ungefähr € 2.000 brutto pro Monat rechnen, ein Senior verdient durchschnittlich mindestens € 3.000. Ein Spitzengehalt für Personalverrechner:innen wäre € 5.000 brutto pro Monat, wobei man auf selbstständiger Basis durchaus einen Stundensatz von bis zu € 70,00 verlangen kann.
Welche weiteren Ressourcen oder Informationen können mir bei der Erkundung dieses Berufs helfen?
Möchtest du in den Job reinschnuppern? Dann versuch es mit den kostenlosen Infoterminen zu den Ausbildungen am WIFI - hier geht’s zu den Terminen.
Zu den aktuellen arbeitsrechtlichen Grundlagen, die für den Beruf relevant sind, findest du hier alle Gesetze und OGH-Entscheidungen: RIS Informationsangebote (bka.gv.at).
Unser Rat für zukünftige Personalverechner:innen?
Aus Erfahrung wissen wir: Personalverrechnung auf Steuerberaterseite ist eine unglaublich nützlich investierte Lebenszeit. Du lernst dort sehr viele Kollektivverträge und arbeitsrechtliche Feinheiten kennen, die dich in dem Beruf sicherlich weiterbringen werden.
Grundsätzlich gilt bei Personalverrechner:innen wie gesagt die Devise: Erfahrung > Ausbildung. Daher würden wir dir empfehlen, natürlich die theoretische Grundausbildung zur/zum Personalverrechner:in zu absolvieren, dann aber zuerst ein paar Jahre Praxiserfahrungen zu sammeln, bevor du mit der Arbeitsrechtexpertenausbildung weitermachst.
Um ein:e gute:r Personalverrechner:in zu werden, solltest du so viel Praxiserfahrung wie möglich sammeln.
Arabel Senger, Personalberaterin
Unser Tipp: Experte oder Expertin in der Personalverrechnung zu werden, braucht Zeit. Sei dir dem bewusst und bringe die nötige Geduld auf. Und: Suche dir eine:n Mentor:in in dem Bereich, von der/dem du fachlich und auch persönlich kontinuierlich lernen kannst.
