Was sind die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Office Manager:innen?
Die Hauptaufgabe von Mitarbeiter:innen im Office Management ist es, einen reibungslosen Ablauf im Büro sicherzustellen und die Geschäftsführung in administrativen und kaufmännischen Belangen zu entlasten. Insbesondere sind Assistent:innen für die folgenden Bereiche zuständig:
- Telefonbetreuung
- Terminvereinbarungen
- Verfassen von Angeboten
- Rechnungserstellung und -versand
- Ablage von Dokumenten
- Erstellung von Verträgen
- Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten
- Verwaltung der Handkasse und der Bankkonten inklusive Überweisungen
- Postdurchsicht
- Bewirtung von Gästen
- Bestellung von Büromaterial
Die Aufgaben können natürlich von Firma zu Firma variieren.
Welche Ausbildung haben Mitarbeiter:innen im Office Management?
Mitarbeiter:innen im Office Management haben häufig eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen – sei es an einer HAK, einer HLW, einer Handelsschule oder im Rahmen einer kaufmännischen Lehre.
Das Office Management ist aber ein Beruf, in den man auch quereinsteigen kann. Daher findet man auch oft AHS-Maturant:innen oder Absolvent:innen von geisteswissenschaftlichen Studien in dem Beruf.
Welche Fähigkeiten und Kenntnisse sind für den Beruf wichtig?
Eine kaufmännische Ausbildung ist nützlich für den Beruf, jedoch keine Bedingung. In jedem Fall solltest du aber gute Deutsch-, Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse mitbringen – diese wirst du in der häufigen schriftlichen Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten brauchen. Auch Englischkenntnisse werden oft verlangt.
Im Gegensatz dazu müssen Office Manager:innen aber auch mit Zahlen umgehen können. Nicht nur beim Erstellen von Rechnungen, auch beim Umgang mit der Handkasse oder beim Bezahlen von Lieferanten ist es von Vorteil, wenn du ein Gespür für Summen und Differenzen hast. MS-Office Kenntnisse sind ebenfalls ein wichtiger Punkt, den Sekretariatsmitarbeiter:innen beherrschen sollten. Außerdem musst du als Assistentin ein Organisationstalent mitbringen, um alle Prozesse im Auge behalten zu können.
Was sind die wichtigsten Eigenschaften und Persönlichkeitsmerkmale?
Office Manager:innen sind in der Regel:
- Organisationstalente
- stressresistent
- gut im Priorisieren von To-Dos
- kommunikativ
- genau und gewissenhaft
- multitaskingfähig
- die Visitenkarte und die ersten Ansprechparnter:innen im Unternehmen, weshalb sie freundliche und höfliche Umgangsformen besitzen
Welche Herausforderungen gibt es in dem Beruf?
Im Office Management bist du oft auch der/die Teamassistent:in. Du hältst deinen Kolleg:innen den Rücken frei und sorgst dafür, dass sie ihrer Arbeit barrierefrei nachgehen können. Dadurch kommt schon mal ein großer Workload zusammen und viele Dinge fallen gleichzeitig an. Wenn du stressresistent bist und gut priorisieren kannst, meisterst du das aber mit links.
Welche Arbeitsbedingungen und -umgebungen sind typisch für diesen Beruf?
In einigen Unternehmen haben Office Manager:innen flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu Home Office. In vielen anderen jedoch nicht. Vor allem wenn die Telefonbetreuung oder der Empfang in deinen alleinigen Zuständigkeitsbereich fallen, ist es den Unternehmen oft nicht möglich, dir diese Möglichkeiten zu bieten. Dafür hast du im Sekretariat eventuell früher Feierabend als deine Kolleg:innen und es fallen eher weniger Überstunden an als in anderen Berufsgruppen.
Wie wichtig sind Fortbildungen und Weiterbildungen?
Fort- und Weiterbildungen können nie schaden. Im Office Management sind sie aber nicht die oberste Priorität. Du musst in dem Beruf allerdings in den internen Prozessen up-to-date bleiben und neue Schritte und Arbeitsweisen rasch verinnerlichen. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Tagesgeschäft im Büro reibungslos verläuft.
Welche Perspektiven gibt es für den Beruf?
Du denkst, die Assistenz ist ein Berufsfeld, in dem es keine Luft nach oben gibt? Das ist ein Irrglaube. Auch im Office Management gibt es Entwicklungsmöglichkeiten. So kannst du beispielsweise vom Front ins Back Office wechseln, und in einigen Firmen gibt es auch die Position einer Leitung Office Management/Sekretariat. Mit Berufserfahrung, Spezialwissen und Branchenkenntnissen können Assistent:innen auch sehr gut verdienen.
Welches Gehalt kann man in diesem Beruf erwarten?
Das Einstiegsgehalt für Schulabsolvent:innen beträgt im Office Management ca. € 1.800,00 – € 2.000,00. Je nach Berufserfahrung, Unternehmensgröße und Branche variieren die Gehälter und können bis in den Bereich zwischen € 3.500,00 und € 4.500,00 steigen.
Unser Rat an Berufseinsteiger:innen?
Der Job von Assistent:innen wird von anderen Berufsgruppen leider oft unterschätzt. Unser Tipp lautet daher: Lass dich davon nicht beeinflussen. Als Office Manager:in erledigst du einen wichtigen und anspruchsvollen Job, der in ausnahmslos jedem Unternehmen gebraucht wird. Also sei dir dessen bewusst!
Fazit
