Ein bewährtes Vorgehen, um Veränderungsprozesse wie die Einführung von RPA erfolgreich zu gestalten, ist das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter. Dieses Modell beschreibt die wesentlichen Schritte, um Wandel in Organisationen effektiv umzusetzen. Die acht Stufen – von der Dringlichkeit bis zur Verankerung in der Unternehmenskultur – sind nicht nur ein theoretischer Leitfaden, sondern eine praxisbewährte Blaupause. In diesem Artikel beleuchten wir, wie dieses Modell bei der Einführung von RPA in der Finanzabteilung angewendet werden kann – ergänzt durch inspirierende Parallelen aus dem Tennissport.
Ein günstiges Umfeld für Veränderungen schaffen
Veränderungen beginnen immer mit der Erkenntnis, dass der Status quo nicht ausreicht. Die erste Stufe im Modell von Kotter lautet: Dringlichkeit erzeugen. In der Finanzabteilung sieht die Realität oft so aus: Repetitive Aufgaben wie die Rechnungsverarbeitung oder Kontenabstimmung binden wertvolle Ressourcen. Fehler schleichen sich ein, Prozesse dauern zu lange, und strategische Tätigkeiten bleiben liegen. RPA kann genau hier ansetzen und diese Herausforderungen adressieren, doch der Wandel erfordert eine klare Kommunikation, warum diese Veränderung notwendig ist.
CFOs, die den Wandel vorantreiben, müssen den Nutzen von RPA greifbar machen: weniger Fehler, kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Raum für strategisches Denken. Es reicht nicht, technische Vorteile zu erklären – die Veränderung muss einen direkten Mehrwert für die Mitarbeitenden schaffen. Zum Beispiel: „Mit RPA können wir Rechnungen in einem Bruchteil der bisherigen Zeit verarbeiten, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.“
Ähnlich sieht es im Tennis aus: Ein Spieler, der merkt, dass seine Rückhand zur Schwachstelle wird, muss diese Realität anerkennen. Die Konkurrenz nutzt jede Gelegenheit, ihn anzugreifen. Der Spieler hat die Wahl: Entweder akzeptiert er den Nachteil oder er arbeitet gezielt an seiner Technik. Ebenso könnte eine Finanzabteilung, die ineffiziente Prozesse nicht angeht, von agiler arbeitenden Wettbewerbern abgehängt werden. Der erste Schritt jeder Veränderung ist der Wille, Schwächen zu beseitigen.
Strategie: Vorbereitung ist alles
Nach der Klärung der Dringlichkeit folgt der nächste Schritt: Ein starkes Führungsteam aufbauen und eine Vision entwickeln. Der Erfolg eines Veränderungsprojekts hängt maßgeblich von den Menschen ab, die es umsetzen. In der Finanzabteilung bedeutet das, ein interdisziplinäres Team aus IT- und Finanzexpert:innen zu bilden, das die Einführung von RPA plant und steuert.
Lesen Sie mehr über die Vorteile bereichsübergreifender Finanzteams in unserem Blogartikel: Bereichsübergreifendes Arbeiten – Der Erfolgsfaktor für Finanzteams
Das Team identifiziert zunächst geeignete Prozesse für die Automatisierung, etwa die Rechnungsverarbeitung, die klar definierte Regeln und hohe Wiederholungsraten aufweist. Gleichzeitig entwickelt es eine Vision: Wie sieht die Finanzabteilung nach der Implementierung aus? Welche Vorteile ergeben sich für das gesamte Unternehmen? Diese Strategie wird Schritt für Schritt umgesetzt, begleitet von Tests und Schulungen, die den Mitarbeitenden helfen, sich mit der neuen Technologie vertraut zu machen.
Auch im Tennis gewinnt niemand ohne Vorbereitung. Ein Spieler, der an seiner Rückhand arbeiten will, beginnt mit einer gründlichen Analyse: Liegt das Problem im Griff? Im Bewegungsablauf? Gemeinsam mit seiner Trainerin entwickelt er einen Plan, um die Technik schrittweise zu verbessern. Es sind diese gezielten Maßnahmen, die langfristig den Unterschied machen – sei es auf dem Court oder in der Finanzabteilung.
Widerstände überwinden: Resilienz zeigt wahre Stärke
Jeder Wandel trifft auf Widerstände, und die Einführung von RPA ist keine Ausnahme. Laut Kotters Modell geht es in der nächsten Stufe darum, Hindernisse zu beseitigen. Viele Mitarbeitende befürchten, dass Bots ihre Aufgaben übernehmen könnten oder fühlen sich von der neuen Technologie überfordert. CFOs sollten diese Sorgen nicht ignorieren, sondern aktiv darauf eingehen. Transparente Kommunikation, regelmäßige Feedbackrunden und gezielte Schulungen helfen, Unsicherheiten abzubauen und Vertrauen in die Veränderung aufzubauen.
Ein Tennisspieler kennt diese Hürden ebenfalls: Eine neue Rückhandtechnik fühlt sich anfangs ungewohnt an, die Ergebnisse bleiben hinter den Erwartungen zurück, und Zweifel machen sich breit. Doch eine gute Trainerin erinnert ihn daran, dass Rückschläge Teil des Prozesses sind. Mit der richtigen Einstellung und Unterstützung lassen sich die anfänglichen Herausforderungen meistern – sei es im Training oder bei der Einführung von RPA.
Kurzfristige Erfolge: Motivation durch kleine Siege
Um den Wandel voranzutreiben, betont Kotter die Bedeutung von kurzfristigen Erfolgen. In der Finanzabteilung können erste Ergebnisse eines RPA-Pilotprojekts diese Erfolge greifbar machen: Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung führt zu schnelleren Durchlaufzeiten und geringeren Fehlerquoten. Diese Meilensteine sind wichtig, um das Vertrauen des Teams zu stärken und die Motivation für die nächsten Schritte zu erhöhen.
Ein Tennisspieler erlebt Ähnliches: Der Moment, in dem die neue Rückhandtechnik erstmals erfolgreich im Training eingesetzt wird, bestätigt die Wirksamkeit des Trainingsplans. Dieser kleine Sieg ist nicht nur eine Belohnung für die Anstrengungen, sondern auch der Ansporn, die Technik weiter zu verbessern. Im Tennis wie im Change Management sind diese Etappensiege entscheidend, um den Weg zum Ziel konsequent fortzusetzen.
Langfristiger Erfolg durch nachhaltige Veränderungen
Nach den ersten Erfolgen geht es darum, den Wandel zu konsolidieren und nachhaltig zu verankern. Laut Kotter gehören die letzten beiden Stufen dazu: Veränderungen konsolidieren und in der Kultur verankern. Für die Finanzabteilung bedeutet das, RPA schrittweise auf weitere Prozesse auszuweiten, etwa die Kontenabstimmung oder das Mahnwesen. Gleichzeitig muss die Automatisierung zu einem festen Bestandteil der Arbeitsweise werden – unterstützt durch regelmäßige Weiterbildungen und Optimierungen.
Im Tennis endet der Prozess ebenfalls nicht mit einer verbesserten Rückhand. Ein Spieler integriert die neue Technik in sein Spiel und entwickelt sie kontinuierlich weiter, um in verschiedenen Spielsituationen erfolgreich zu sein. Gleichzeitig sucht er nach weiteren Möglichkeiten zur Optimierung – sei es beim Aufschlag oder der Beinarbeit. Langfristiger Erfolg ist weder im Sport noch im Change Management ein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis von konsequenter Weiterentwicklung.
Fazit: Dynamik, Resilienz und ein klarer Plan
Wie im Tennis entscheidet auch im Change Management die richtige Strategie über Erfolg oder Scheitern. Die Einführung von RPA in der Finanzabteilung ist mehr als ein technisches Projekt – sie ist eine Transformation, die klare Ziele, sorgfältige Planung und das Überwinden von Widerständen erfordert. Kleine Erfolge sind der Schlüssel, um das Team zu motivieren, und langfristige Strategien stellen sicher, dass der Wandel nachhaltig bleibt.
Ob auf dem Tennisplatz oder im Büro: Erfolg ist kein Zufall. Er ist das Ergebnis harter Arbeit, kluger Entscheidungen und des unermüdlichen Willens, besser zu werden.
