Erfolgreich Mitarbeitergespräche führen: Ein Leitfaden für Führungskräfte

Die jährlichen Mitarbeitergespräche sind ein wichtiger Bestandteil der Employee-Developmentstrategie von Unternehmen. Mitarbeiter:innen und Führungskräfte tauschen sich regelmäßig (meistens einmal im Jahr) in einem klar strukturierten Rahmen über die individuelle Leistung, die aktuelle Arbeitssituation und etwaige Entwicklungsmöglichkeiten aus. Dabei ist eine offene Kommunikation das A und O. Vorgesetzte und Mitarbeitende haben allerdings häufig unterschiedliche Ziele für diese Gespräche.  

Darauf zielen Führungskräfte im Mitarbeitergespräch ab: 

• Performancemessung: Bei der Performancemessung geht es darum, die individuelle Leistung zu beurteilen. Diese basiert häufig auf zuvor definierten KPIs. Die Beurteilung dient oft auch als Grundlage für leistungsbezogene Prämien, deshalb ist es wichtig, sie transparent zu gestalten und zu kommunizieren. 
• Mitarbeitereinsätze optimieren: Anhand definierter Stärken und Schwächen stellen Sie als Führungskraft sicher, dass sie Ihre Mitarbeiter:innen richtig einsetzen. 
• Kooperation verbessern: Dieser Punkt bezieht sich vor allem auf die Effektivität der Zusammenarbeit und der internen Kommunikation. Ziel ist es, die Teamarbeit und den Austausch unter Kolleg:innen zu optimieren. Vorgesetzte nutzen diese Gespräche gerne, um Hindernisse in der Zusammenarbeit zu identifizieren und gemeinsam mit den Mitarbeitenden Strategien für effektivere Arbeitsprozesse zu entwickeln. 
• Mitarbeiterbindung stärken: Ein weiteres Ziel des jährlichen Mitarbeitergesprächs aus Sicht der Führungskräfte ist es, Mitarbeitende stärker an das Unternehmen zu binden. Durch einen offenen Austausch können Missverständnisse geklärt und die Arbeitszufriedenheit gesteigert werden.   
• Talente und Stärken identifizieren: Ein wichtiges Ziel des Mitarbeitergesprächs ist die Identifikation der Stärken und Fähigkeiten jedes Einzelnen. So können die individuellen Kompetenzen optimal eingesetzt werden, sodass der bestmögliche Unternehmenserfolg erreicht werden kann. 
• Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen: Unter anderem sollte in den jährlichen Mitarbeitergesprächen die Karriereziele der Mitarbeitenden besprochen und die diversen Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens besprochen werden. Dies steigert einerseits die Motivation und kann außerdem wesentlich zur Mitarbeiterbindung beitragen.   
• Kommunikation relevanter Veränderungen: Stehen beispielsweise Veränderungen im Unternehmen bevor, die den/die Mitarbeiter:in direkt betreffen? Dann ist das Jahresgespräch ein guter Zeitpunkt dies zu kommunizieren und das weitere Vorgehen genau zu besprechen.

Darauf zielen Mitarbeiter:innen im Jahresgespräch ab: 

• Konstruktives Feedback: Für Mitarbeiter:innen ist es wichtig, dass sie ehrliches und konstruktives Feedback von ihren Vorgesetzten erhalten. Nur so können sie ihre Arbeitsweise optimieren und verbessern.  
• Wertschätzung: Ein wichtiger Aspekt der modernen Arbeitskultur ist Wertschätzung. Mitarbeiter:innen möchte, dass ihr Einsatz für den Unternehmenserfolg nicht nur monetär, sondern auch durch zwischenmenschliche Anerkennung entlohnt wird. Ehrliches Feedback und Lob von der Führungskraft sollte deshalb auch Teil des Gesprächs sein. 
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Ein weiterer Fokus des Gesprächs sollten die Weiterentwicklungsmöglichkeiten sein. Wie passen die individuellen Karriereziele mit der allgemeinen Unternehmensstrategie sowie den Entwicklungen innerhalb des Unternehmens zusammen? Gibt es hier Synergien? Gibt es einen Bedarf für Schulungen, etc.? 
• Vertrauensbildung und Offenheit hinsichtlich neuer Entwicklungen: Ein offener Umgang miteinander erfordert auch eine gewisse Transparenz hinsichtlich neuer Entwicklungen. Veränderungen im Unternehmen, seien sie technologischer, struktureller oder strategischer Natur, sollten im Austausch thematisiert und gemeinsam reflektiert werden. Dadurch werden Mitarbeitende nicht nur zeitnah informiert, sondern fühlen sich auch in Transformationsprozesse einbezogen und wertgeschätzt. Somit kann Unsicherheiten vorgebeugt und ein Vertrauensverhältnis etabliert werden. 

Eine gute Vorbereitung seitens der Personalabteilung und der Führungskraft ist ausschlaggebend für den Erfolg des Jahresgesprächs. Damit ein organisierter Rahmen gegeben ist, sollten Sie sich die Struktur für das Gespräch überlegen und auch an die Mitarbeiter:innen vorab kommunizieren. Sie könnten beispielsweise einen Leitfaden ausschicken, damit sich alle Beteiligten vorab schon auf das Gespräch vorbereiten können. Dabei sollten Sie folgende drei Schlüsselphasen beachten:   

• Reflexion über das vergangene Jahr 
• Bewertung der aktuellen Arbeitssituation  
• Austausch über zukünftige Ziele und Entwicklungen 

Ihr Leitfaden legt den Grundstein für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch. Deshalb sollten Sie sich genau überlegen, was Sie mit dem Austausch erreichen möchten. Allgemeine Fragen zu Herausforderungen und erreichten Zielen sind zwar schonmal ein guter Anfang, jedoch können kreative Fragestellungen einen tieferen Einblick in die Zufriedenheit und in die aktuelle Situation Ihrer Mitarbeiter:innen geben. Wir haben hier einen Fragenpool für Sie zusammengestellt, der als Inspiration dienen kann.  

Reflexionsfragen: 

• Welche neuen Kenntnisse oder Fertigkeiten hast du im Verlauf des vergangenen Jahres erworben?  
• Wenn du deine Projekte im vergangenen Jahr Revue passieren lässt, welches spezifische Vorhaben oder Problem hat deine Fähigkeiten besonders herausgefordert?  
• Inwiefern haben die Prinzipien und Zielsetzungen unserer Firma dein Handeln im letzten Jahr beeinflusst, und wie integrierst du sie in deine täglichen Aufgaben?  
• Bei welchen Tätigkeiten fühlst du dich mittlerweile sicher und in welchen Bereichen siehst du noch Raum für professionelle Entwicklung?  
• Wie würdest du selbst das abgelaufene Jahr bewerten, wenn du es mit einer Schulnote versehen müsstest? 

Analyse der Ist-Situation: 

• Wie könnten wir die Kooperation und den Informationsaustausch in deinem Team weiterentwickeln und verbessern?  
• Wie gut gelingt es dir aktuell dein Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen? Mit welchen Maßnahmen können wir dich unterstützen, damit du deine Work-Life-Balance noch besser gestalten kannst. 
• Wie würdest du deinen gegenwärtigen Zugang zu den benötigten Arbeitsmitteln und Unterstützungen bewerten? 
• Gibt es Werkzeuge oder Hilfsmittel, die deinen Arbeitsalltag produktiver machen würden? 

Ausblick in die Zukunft: 

• In welchen Bereichen erwartest du mehr Unterstützung von meiner Seite, um deine beruflichen Ziele zu verwirklichen? 
• Gibt es bestimmte Kompetenzen oder Wissensgebiete, die du im nächsten Jahr ausbauen oder vertiefen möchtest? 
• Gibt es etwas, dass du dir von mir als Führungskraft wünschst? Haben sich deine Erwartungen an meine Rolle als deine Führungskraft für das nächste Jahr geändert – gibt es etwas, das ich mehr oder vielleicht weniger tun sollte?  
• Welches Leitmotiv würdest du für das kommende Jahr auswählen? 
• Jeder hat Entwicklungsbereiche – was möchtest du an dir im kommenden Jahr vorrangig verbessern? Hast du ein Vorbild oder eine Inspirationsquelle, an der du dich orientieren oder eine Person, an die du dich als Unterstützung wenden könntest? 

Schaffen Sie eine Atmosphäre für die Gespräche, in der sich Ihre Mitarbeiter:innen wohlfühlen und sich frei und offen ausdrücken können. Nur so können Vorgesetzte verstehen, was ihre Teammitglieder motiviert und was sie anstreben. Die richtige Herangehensweise kann Mitarbeitende inspirieren, zur Unternehmensentwicklung beizutragen und ihre persönlichen Ziele zu erreichen.